Blog

Arbetsuppgifter: 
Som kontorsansvarig administratör kommer du att arbeta ute hos kunden i Kista med varierande uppgifter inom ekonomi, administration och service. Du kommer bland annat att uppdatera företagets personhandbok, introducera nya anställda samt arbeta med kundfakturering i företagets faktureringssystem. I samband med start kommer du att arbeta heltid en månad för att snabbt komma in i arbetsuppgifterna. Därefter kommer du att arbeta halvtid under minst ett och ett halvt år. 

Du kommer till exempel att: (Ge exempel på specifika arbetsuppgifter i punktform) 
- Registrera kundfakturor. 
- Boka möten 
- Ta emot besökare 

Har erfarenhet av ekonomi, administration och kundservice. Du har mycket goda kunskaper i engelska då stor del av kommunikationen med kunder och medarbetare kommer att ske på engelska. Du kommer ha mycket varierande arbetsuppgifter varför vi söker dig som är duktig på att samarbeta, ödmjuk och flexibel i att snabbt ställa om fokus från en arbetsuppgift till en annan. Du har ett flexibelt schema vilket innebär att du kan planera in ditt arbete efter kundens behov. 
Har arbetat med administration och är öppen för att även ta dig an andra arbetsuppgifter. Du har mycket goda kunskaper i engelska i såväl tal som i skrift. 

Det är meriterande...

Tags: kontorsansvarig administratr

Vi söker serviceinriktade administratörer för kommande uppdrag. Uppdragen kan komma att vara både på längre och kortare sikt och du blir anställd som konsult hos oss och uthyrd till våra kunder.

Arbetsuppgifterna varierar beroende på uppdrag och kund, men vanligt förekommande är bl a;

Ordermottagning

Posthantering

Registrering

Arkivering

Mötesbokning

Kundmottagning i reception

Ta emot samtal i växel

Diarieföring

Uppdragsgivare: Proffice Sverige AB

Ort: Sundsvall

Kvalifikation

Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av ordermottagning, administration, arbete i kundtjänst, reception eller växel. Du har mycket god datatvana, är snabb på tangentbordet och behärskar Outlook, Excel och Word. Det är meriterande om du har erfarenhet av något affärssystem.

Vi ser gärna att du har en utbildning med inriktning mot ekonomi och/eller administration på gymnasie- eller högskolenivå.

Du behärskar svenska och engelska väl, i både tal och skrift.

Vi söker dig som är flexibel, socialt säker och tycker om att ge bra och snabb service. Vi ser också att du är prestigelös, självgående, noggrann, och är duktig på att samarbeta. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Då detta är en allmän annons bearbetas inkomna ansökningar löpande under en längre period.

Tags: administratr

Arbetsuppgifter: 
Som administrativ assistent kommer du att arbeta med att vara behjälplig med administrationen på mottagningen samt ta emot och registrera kunderna. 

Du kommer till exempel att: 
• Beställa varor 
• Sortera och arkivera papper och kvitton 
• Scanna dokument 
• Registrera besökare 
• Svara på mail 

Du kommer även att se till så att det är rent och snyggt på mottagningen samt koka kaffe vid behov. 
Har erfarenhet från liknande arbetsuppgifter som assistent eller receptionist sedan tidigare. 

Som person är du noggrann och trivs med att ha ordning och reda runt omkring dig. Du är serviceinriktad och har ett professionellt sätt eftersom du blir den första personen kunderna möter på mottagningen. Vidare trivs du med att arbeta självständigt eftersom du oftast kommer att arbeta ensam i receptionen. 

Tags: administrativ assistent

Arbetsuppgifter: 
Som administratör kommer du att arbeta med översättning av tyska och svenska texter, du kommer att arbeta med olika typer av texter som sedan ska användas inom koncernen. Du kommer även att arbeta med försäkringshandläggning av bland annat skadeärenden. 

Du kommer till exempel att: 
• Översätta interna texter från tyska till svenska 
• Hantera diverse administrativa ärenden från tyska kunder 
Har tyska som modersmål, eventuellt har du bott i Tyskland och talar och skriver väldigt bra tyska. Vidare har du erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter. Det är meriterande om du har arbetat med översättning eller försäkringsärenden tidigare. Du bör vara en van användare av datorer och ha lätt för att lära dig nya affärssystem. 

Som person är du självgående, initiativtagande och strukturerad. För att trivas med jobbet är det viktigt att du trivs med administrativa arbetsuppgifter. För att passa i gruppen bör du vara framåt och social. 

Tags: administratr

Arbetsuppgifter
Som receptionist har du en central roll med mycket kontakter både utåt mot kunder och internt inom företaget och du fyller en mycket viktig funktion. Tjänsten innefattar sedvanliga arbetsuppgifter som förekommer i en reception; ansvar för telefonväxeln, ta emot besökare, post och fax hantering, översyn av lokalerna samt i övrigt förekommande administrativa uppgifter.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har erfarenhet från liknande arbetsuppgifter och som förstår betydelsen av ett professionellt, flexibelt och servicemedvetet kundbemötande. Vidare kan du uttrycka dig väl i tal och skrift på såväl svenska som engelska och har goda datorkunskaper, främst i Officepaketet. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet. Vi söker dig som har en hög social kompetens, är utåtriktad och servicemedveten. Vidare är det viktigt att du har förmågan att se vad som behöver göras och att du som person är självständig, ordningsam och prestigelös. Andra viktiga egenskaper är flexibilitet, ödmjukhet och stresstålighet.

Tags: receptionist

Befattningen kommer att ge service internt till medarbetare och chefer i diarieföring och arkivfrågor. Tillse att förvaltningens registratur och arkiv sker enligt gällande lagar och beslut, och kunna finna praktiskt genomförbara lösningar på hur registratur och arkivvården ska bedrivas inom förvaltningen.Samt externt ge service till andra myndigheter, allmänhet och tredje person i form av hantering/utlämnande av allmänna handlingar. 


1 plats(er).Huvudsakliga arbetsuppgifter:
-Samordningsansvar för registrering av inkomna och upprättade handlingar på förvaltningen enligt gällande postrutin och hanteringsanvisningar.
-Löpande registrera, hantera, bevara, leverera, redovisa, tillgängliggöra och värdera externa och interna handlingar.
-Agerar som administratör för förvaltningens ärendehanteringssystem 
-Arbetar tillsammans med nämndsekreteraren för att bereda de ärenden och beslut som behandlas av nämnden, samt vara back up på nämndsammanträden och förberedande möten vid behov. 
-Vara förvaltningens expert på dokumenthantering.

Minst 1 års arbetslivserfarenhet inom registratur och arkivområdet i offentlig verksamhet och erfarenhet av offentlighetsprincipen och offentlighets- och sekretesslagen.
Gärna erfarenhet från ärendehanteringssystem. 
Erfarenhet av arbete med nämndberedning i politiskt styrd organisation.
Goda kunskaper i Officepaketet. 

Vi ser gärna att du har god samarbetsförmåga, stresstålighet, är van att arbeta självständigt, är strukturerad och tydlig, har förmåga att se logiska mönster och samband i större sammanhang och har god servicekänsla, samt uppskattar stor variation...

Tags: registrator

Arbetsuppgifter: 
Som rekryteringskoordinator kommer du att arbeta med kringliggande administration för rekryteringsprocessen och se till att kandidaterna får ett professionellt bemötande genom hela processen. Du kommer att stödja HR samt konsultcheferna i rekryteringsarbetet och exempelvis ta hand om första selekteringen av kandidater samt boka in kandidater på intervju. Därefter kommer du löpande hålla dem uppdaterade under processens gång och se till att processen fortlöper på bästa möjliga sätt. I rollen ingår mycket kontakt med kandidater både via telefon och mail. Du kommer även att hjälpa till med det som behövs för att genomföra event för potentiella nya kollegor. 

Du kommer till exempel att: 
• Vara HR samt andra avdelningar behjälplig med enklare administrativa uppgifter. 
• Boka in kandidater på intervju samt skicka ut inbjudningar till event. 
• Se till att processerna fortlöper på bästa sätt och hålla kandidater uppdaterade om processens gång. 

Utvecklingsmöjligheter: 
Förutom värdefull erfarenhet får du även insikt i hur det är att arbeta i ett globalt företag. Tjänsten är inledningsvis en uthyrning men på sikt finns goda chanser till överrekrytering.Tidigare har arbetat i en koordinerande roll samt har erfarenhet av administrativt arbete. Vi tror även att du trivs i denna typ av tjänst och ser långsiktigt...

Tags: strukturerad rekryteringskoordinator

Arbetsuppgifter
Som sekreterare kan dina arbetsuppgifter komma att variera beroende på vem du ska vara sekreterare till. Det kan vara alltifrån avdelningschefer och divisionsansvariga till VD. Arbetsuppgifter som innefattas är att vara ett administrativt stöd med hantering av kalendern, mötesbokningar och resebokningar. I övrigt är protokollföring och administration vid ledningsgrupp och styrelsemöten vanligt förekommande. Beroende på företag kan även viss personaladministration, introduktion av nya medarbetare och uppdatering av hemsida/intranet ingå i arbetsuppgifterna.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har flera års erfarenhet av kvalificerat assistent- eller sekreterararbete på en hög nivå. Du känner dig trygg och bekväm i rollen och är en fena på att hålla flera bollar i luften samtidigt. Du trivs i en roll som är föränderlig och som ställer stora krav på flexibilitet. Du har god framförhållning och är väl uppdaterad när det gäller din arbetsgivares agenda och ligger alltid steget före i förberedelser. Du är en utpräglad sekreterare/assistent med förståelse för vad tjänsten innebär och vilka krav som ställs på professionalitet, flexibilitet, integritet och noggrannhet. Du är en kreativ problemlösare med goda datorkunskaper och god förmåga att utrycka dig i tal och skrift i både svenska och engelska. Stor vikt kommer att läggas på personlig lämplighet....

Tags: kvalificerade sekreterare

Arbetsuppgifter: 
Som projektadministratör kommer du att stödja projektledaren i olika tekniska projekt. Du kommer att arbeta med både mindre och större projekt, beroende på projektets storlek kommer flera olika avdelningar att vara involverade. Projekten kan exempelvis handla om att ta fram en ny produkt eller förbättra de befintliga. 

Du kommer till exempel att: 
• Sammanställa tekniska projekt 
• Samla in information 
• Ta fram beslutsunderlagHar en högskoleutbildning inom teknik eller ekonomi med stort teknikintresse. 

Efterfrågade specifika kompetenser: 
• Förståelse för projekt och projektplanering 
• God kännedom i affärsystem 
• Goda kunskaper i excel 

Det är meriterande om du har kunskaper i Microsoft Projekt. Om du har arbetat med SAP sedan tidigare är det mycket meriterande. Har du arbetat inom industrin är även det meriterande. 

Som person är du är du driven och självgående men samtidigt trivs du med att i team tillsammans med andra. Du bör även vara noggrann och ha en administrativ förmåga då du kommer att sammanställa olika projekt. 

Tags: projektadministratr

Jobbeskrivning
Vi söker just nu en administrativ koordinator för ett uppdrag med start omgående. Vår kund arbetar med fastigheter inom Stockholms Stad och har sitt kontor intill Stadshuset med närhet till såväl goda kommunikationer och stadskärnan som vacker natur. Den vi söker för uppdraget kommer att fungera som en administrativ koordinator till biträdande fastighetschef, med varierande administrativa arbetsuppgifter såsom exempelvis Hantering av inkommande mejl- prioritera Hantering av mötesbokningar såsom förberedelse av möten med dokumentation, föregående mötesprotokoll, underlag medarbetarsamtal mm Ta mötesanteckningar vissa möten, fastAL, gruppledarmöten, förvaltarmöten Förbereda avtalstecknande Praktisk handläggande avdelningsmöten Iordningsställande semesterlistor, utbildningsplaner Hantera vissa interkontrollfrågor Stöd till övriga enhetschefer vid behov

Personliga egenskaper
Till uppdraget som administrativ koordinator söker vi dig som har dokumenterad erfarenhet av liknande arbete, gärna med intresse/ kunskap inom fastigheter. Det är ett krav att du har mycket goda kunskaper i Outlook för att kunna hantera ärenden i systemet. Vi vill också att du behärskar office-programmen. Som person krävs det att du har förmågan att prioritera, strukturera samt organisera ditt administrativa arbete. Du har förmågan att arbeta självständigt genom att ta egna initiativ och styra ditt arbete för att kunna avlasta fastighetschef. 

Tags: administrativ koordinator